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函件都有共性,但由于作用范围不同,各种函件在写法上,其内容特点和用语也有所不同。

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这份征询性函,开门便直陈要旨、在用一句话介绍了根据、目的后,随之即提出了要求。所要征询、调查的问题范围专一,内容集中,并用分条的形式,逐一提出、十分具体、明确。行文中,提出“请你单位子以大力协助”,接连发问“如何搞好分工协作“?“你单位有何打算”?“可承担哪些学科的制作任务”?“有何意见及要求”?态度诚恳,口气平和,用语得体。

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上述三例是互相联系的函。

例文4-7 中,要文单位级别比发文单位高,二者没有直接隶属关系,但业务上又有依赖性关联。这种情况。使得这份两件不仅是一般的商洽,而且帶有了请求性。函件先叙随塘河对农场生产的重要性,接着直述拦河筑坝的恶果,并用确凿的数字说明。随后反映几次与海塘管理所交涉无果的过程,最后点出函件的意旨:请水利局支持解决,全文逻辑关系颇为严密。

例文4-8 是商洽性函,相关的双方是平级单位。管理局不是当事人,对事情的原委还乏于了解,暂时不准备直接出场,便说些原则性的话。一是严肃地表明态度:对此事“深表关注”,言下之意是,其是很关心下属的,不会马虎了事,请你们认真处理。潜台词还有:若敷衍的话,不排除直接干预的可能性。其二是提出根据实际、依法处理的要求。发文者和受文者都是有政策水平的单位,平行文说些这类话是很普遍的。既可避免下层出错时陷于被动,又可在对方违规时继续追究。此文写得大方、有度、简洁、明快,有回旋余地。

例文4-9 是答复性函,写得更有特色。许多机关处理非隶属关系的来函;往往总是由秘书来应付。水利局为了复函,竟由局长现场踏勘,可谓重视、负责、认真之极。复函是针对来函而发的,它以踏劫调查了解到的材料为基础,尊重事实,尊重科学,列举了许多数据,得体地驳回了来函的说法——“也不至手影响作物生长”,“说明今年水稻是丰收”,答复礼貌,无反驳痕迹。

作为领导机关,作者不是就事论事,简单回答事实就完事,还耐心说理,帮来文单位拓宽思路,肯定筑坝是正当的,发展农业要作多方面的努力,并且表态:水利系统是关心农场的生产的。态度是如此诚恳、积极、主动,是很利于感染对方,并很利于沟通看与法形成共识的。

在上面三篇两文中,都有这样一个词——“贵”——“贵局”,这是在尊重之中略带客气的说法,在别的公文文种中甚少出现,却是函这一文种中最常见的习惯用语。

............试读结束............

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